Estandarización de los procesos de liquidación de facturas, su registro y revisión documental

Abstract

La dinámica de la empresa hace que sea necesaria la utilización eficiente del tiempo porque las facturas de los pedidos recibidos durante el día se deben liquidar, en lo posible, en la misma fecha de recepción y, por otro lado, el área de contabilidad debe tener conocimiento de las facturas y los documentos que corresponden a cada una para actualizar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, por esta razón, se evidencia una oportunidad de mejora que podría permitir estandarizar el proceso y garantizar la oportunidad de rastrear que se compró, cuando, cantidad y precio. La creación de una carpeta en la nube como herramienta para optimizar tiempo, llevar un registro continuo y conservar la información hace que los procesos de liquidación y verificación sean más eficientes porque permite que todas las áreas involucradas tengan acceso y garantiza que todas las facturas se podrán visualizar allí en caso de ser requeridas por proveedores, compradoras o auditores como soporte de las compras realizadas mes a mes.

The dynamics of the company make efficient use of time necessary because invoices for orders received during the day must be settled, if possible, on the same date of receipt and, on the other hand, the accounting area must have knowledge of the invoices and documents that correspond to each one to update the accounts receivable and accounts payable, for this reason, an opportunity for improvement is evident that could allow the process to be standardized and guarantee the opportunity to track what was purchased, when, quantity and price. The creation of a folder in the cloud as a tool to optimize time, keep a continuous record and preserve information makes the settlement and verification processes more efficient because it allows all areas involved to have access and guarantees that all invoices can be displayed there in case they are required by suppliers, buyers or auditors as support for purchases made month by month.