Optimización de procesos para el área de ventas (conciliaciones): eficiencia y productividad empresarial.

Abstract

Este informe de práctica profesional detalla una propuesta para la optimización de los procesos de conciliación en el área de ventas (conciliaciones) de la empresa D1 S.A.S, con el objetivo de mejorar la eficiencia y productividad empresarial. Se identificó que la pre-conciliación en varias regionales es un proceso lento e ineficiente debido a la falta de personal de apoyo y a la información limitada proporcionada a las tiendas para realizar esta tarea correctamente. La propuesta central consiste en otorgar acceso a la Base Central de Transacciones (BCT) a los analistas de caja de las diferentes regionales, permitiéndoles extraer directamente la información necesaria para realizar las conciliaciones de manera más eficaz utilizando herramientas ofimáticas como Excel. Este enfoque busca reducir los tiempos de conciliación, minimizar los errores, evitar reprocesos y mejorar la autonomía del análisis de cajas, contribuyendo así a una mayor precisión en los registros financieros y a la toma de decisiones informadas. El proyecto implementó un plan de seguimiento para identificar las áreas problemáticas y evaluar la efectividad de las soluciones, logrando un aumento del 25% en la productividad de los analistas de caja. Se recomienda continuar con la automatización de procesos, invertir en capacitación constante del personal, mantener un seguimiento periódico, realizar evaluaciones del impacto de las medidas y mejorar la comunicación entre las regionales y las tiendas para asegurar la sostenibilidad de estas mejoras. La justificación de esta iniciativa radica en la importancia de las conciliaciones para mantener la integridad financiera, el control del flujo de efectivo y el cumplimiento normativo en un entorno empresarial competitivo.

This professional practice report details a proposal for optimizing reconciliation processes in the sales department (reconciliations) of D1 S.A.S., with the goal of improving business efficiency and productivity. Pre-reconciliation in several regions was identified as a slow and inefficient process due to a lack of support staff and the limited information provided to stores to perform this task properly. The central proposal consists of granting access to the Central Transaction Database (CTB) to cashier analysts in the different regions, allowing them to directly extract the necessary information to perform reconciliations more effectively using office tools such as Excel. This approach seeks to reduce reconciliation times, minimize errors, avoid reprocessing, and improve the autonomy of cashier analysis, thus contributing to greater accuracy in financial records and informed decision-making. The project implemented a monitoring plan to identify problem areas and evaluate the effectiveness of the solutions, achieving a 25% increase in cashier analyst productivity. It is recommended to continue automating processes, investing in ongoing staff training, maintaining periodic monitoring, conducting impact assessments, and improving communication between regional offices and stores to ensure the sustainability of these improvements. The justification for this initiative lies in the importance of reconciliations for maintaining financial integrity, cash flow control, and regulatory compliance in a competitive business environment.