Implementación de la factura electrónica a crédito en la revisión de agencias

Abstract

El presente documento expone la experiencia de práctica profesional realizada en la compañía Productos Ramo S.A.S., dentro del área de control interno. Durante este periodo, se identificó una oportunidad de mejora en el proceso de revisión de agencias, el cual actualmente involucra un uso significativo de documentación física, especialmente facturas, generando ineficiencias y posibles riesgos. En este contexto, se propone la implementación de la facturación electrónica, comenzando con las facturas a crédito, con el objetivo de modernizar los procesos, reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia del control interno. Esta iniciativa se justifica por la necesidad de adaptarse a las tendencias actuales del mercado y a las regulaciones legales vigentes en Colombia, además de los beneficios en términos de costos, agilidad y seguridad que ofrece la digitalización. Los objetivos principales de esta propuesta incluyen la sincronización de las áreas involucradas, la capacitación de los clientes en el uso de la factura electrónica y la implementación completa en los clientes a crédito del canal moderno. Se concluye que la adopción de la factura electrónica representa una oportunidad para optimizar los procesos de control interno, disminuir costos operativos y avanzar hacia la sostenibilidad, recomendando a la compañía considerar la implementación de este y otros proyectos de modernización para fortalecer su posición en el mercado nacional e internacional.

This document presents the professional practice experience conducted at Productos Ramo S.A.S., within the internal control area. During this period, an opportunity for improvement was identified in the agency review process, which currently involves significant use of physical documentation, especially invoices, generating inefficiencies and potential risks. In this context, the implementation of electronic invoicing is proposed, starting with credit invoices, with the objective of modernizing processes, reducing paper use, and improving the efficiency of internal control. This initiative is justified by the need to adapt to current market trends and current legal regulations in Colombia, in addition to the benefits in terms of costs, agility, and security offered by digitalization. The main objectives of this proposal include the synchronization of the areas involved, training clients in the use of electronic invoicing, and the full implementation of the modern channel for credit clients. The conclusion is that the adoption of electronic invoicing represents an opportunity to optimize internal control processes, reduce operating costs, and move toward sustainability. The company is recommended to consider implementing this and other modernization projects to strengthen its position in the national and international markets.