Metodología estratégica para manejo de la factura electrónica en Microempresas de Colombia

Abstract

En el presente informe de práctica profesional se abordaron los aspectos generales de la práctica realizada en Microempresas de Colombia, incluyendo el centro de práctica, el objetivo, las funciones desempeñadas y la justificación de la misma. Se identificó un cuello de botella en el proceso interno de facturación electrónica, desde la recepción hasta la aprobación, lo que generaba atrasos y desconocimiento de la ubicación de los documentos. Ante esta problemática y la normatividad vigente sobre factura electrónica, se propuso una metodología estratégica basada en la implementación de un software interno para optimizar la gestión de la factura electrónica, desde su recepción digital hasta su aprobación administrativa, evitando la manipulación física de los documentos. La propuesta detalla el proceso de recepción, radicación, aprobación o rechazo de las facturas a través de la plataforma, buscando reducir la impresión de documentos, disminuir el tiempo de registro de información y mantener los documentos contables en formato digital. Finalmente, se exploraron dos opciones para la adquisición del software (desarrollo interno o contratación externa) y se recomendaron plataformas como World Office y Siigo para la gestión contable y de facturación electrónica. En las conclusiones, se enfatiza la necesidad de adecuar los procesos de informática para garantizar la eficiencia en el manejo de la facturación electrónica y se ofrecen recomendaciones para mejorar los procesos administrativos, contables y financieros mediante el uso de plataformas especializadas.

This professional practice report addresses general aspects of the practice carried out in a microenterprise in Colombia, including the practice center, objective, functions performed, and justification for the practice. A bottleneck was identified in the internal electronic invoicing process, from receipt to approval, which generated delays and a lack of identification of the location of documents. Given this problem and the current regulations on electronic invoicing, a strategic methodology was proposed based on the implementation of internal software to optimize electronic invoice management, from digital receipt to administrative approval, avoiding physical handling of documents. The proposal details the process of receiving, filing, approving, or rejecting invoices through the platform, seeking to reduce document printing, reduce the time required to record information, and maintain accounting documents in digital format. Finally, two options for acquiring the software were explored (in-house development or outsourcing), and platforms such as World Office and Siigo were recommended for accounting and electronic invoicing management. The conclusions emphasize the need to adapt IT processes to ensure efficient management of electronic invoicing and offer recommendations for improving administrative, accounting, and financial processes through the use of specialized platforms.