Optimización de la gestión documental para las exportaciones marítimas del grupo logístico TCC.

Abstract

Teniendo en cuenta que las operaciones de comercio exterior se dan de manera global, se debe optar por estandarizar los procesos y facilitar la comunicación entre las partes, esto con el fin de llevar a cabo las operaciones de la manera más acertada posible. Tomando como punto de partida el proceso que lleva a cabo actualmente el grupo logístico TCC en cuanto al envío y recepción de documentos relacionados a la exportación marítima se observan demoras en la respuesta de cada una de las partes, conllevando a que el proceso se vuelva poco eficaz para las personas envueltas en la operación. Por todo lo anteriormente expuesto se plantea una propuesta que tiene como finalidad optimizar la gestión documental de cada operación y el tiempo de ejecución que este conlleva, dando como resultado un tiempo de respuesta apropiado para las partes; la optimización del proceso de gestión documental para las exportaciones marítimas propone el uso de herramientas tecnológicas, con el propósito de ayudar a los colaboradores que están a cargo de este proceso a cumplir sus tareas de manera eficaz, permitiendo la disminución del tiempo de gestión en cada una de sus tareas, adicional, la propuesta está acorde al lineamiento de la compañía, la cual propone “brindar tranquilidad y confianza a sus clientes, a través de soluciones logísticas innovadoras en la cadena de abastecimiento” (TCC, 2022, párr. 1) y esta impactaría de manera positiva dicho proceso y la relación con clientes y agentes, lo que se traduce en satisfacción del cliente y un buen servicio a estos.

Taking into account that foreign trade operations occur globally, we must choose to standardize processes and facilitate communication between the parties, in order to carry out operations in the most accurate way possible. Taking as a starting point the process currently carried out by the TCC logistics group in terms of sending and receiving documents related to maritime export, delays are observed in the response of each of the parties, leading to the process becoming slow. effective for the people involved in the operation. For all of the above, a proposal is proposed that aims to optimize the document management of each operation and the execution time that it entails, resulting in an appropriate response time for the parties; The optimization of the document management process for maritime exports proposes the use of technological tools, with the purpose of helping the collaborators who are in charge of this process to fulfill their tasks effectively, allowing the reduction of management time in each One of its tasks, additionally, the proposal is in accordance with the company's guidelines, which proposes to “provide peace of mind and confidence to its customers, through innovative logistics solutions in the supply chain” (TCC, 2022, para. 1) and this would positively impact said process and the relationship with clients and agents, which translates into client satisfaction and good service to them.