Estudio de factibilidad para la implementación de un Warehouse Management System dentro de la empresa NOVILI S.A.

Abstract

El presente documento analiza los desafíos operativos que enfrenta NOVILI S.A., una compañía importadora y distribuidora de vinos y licores en Colombia, centrándose en el área de comercio exterior y logística. Se identifican no conformidades significativas en el control de inventario y la distribución de la mercancía, exacerbadas por las limitaciones del sistema ERP existente, Ofimática. Los problemas detallados incluyen traslados erróneos en el sistema, inconsistencias entre el inventario físico y los registros, ineficiencias en el picking y packing (separación y empaque de pedidos), falsos reportes de stock que afectan ventas y servicio al cliente, costosos reenvíos de mercancía entre sedes, y dificultades en la identificación única de productos y la realización de inventarios físicos manuales, los cuales detienen la operación. Estos errores y reprocesos generan pérdidas económicas significativas y afectan la rentabilidad. Como solución, se propone un estudio de factibilidad para la implementación de un Warehouse Management System (WMS), un software diseñado para optimizar la gestión de almacenes desde la recepción hasta el despacho, ofreciendo beneficios como alta precisión en inventarios, optimización de espacio y mano de obra, reducción de costos operativos, mejora de la trazabilidad y del servicio al cliente. Aunque la inversión inicial en un WMS es considerable y requiere tiempo y capacitación, los ahorros a largo plazo derivados de la reducción de errores y reprocesos justifican el cambio, posicionando a la empresa para el crecimiento continuo. Se diferencian modelos de WMS de proveedores como LÍNEADATASCAN, UBICA SOLUCIONES y SERVIBARRAS, describiendo sus características e implicaciones de implementación.

This document analyzes the operational challenges faced by NOVILI S.A., a wine and spirits importer and distributor in Colombia, focusing on the areas of foreign trade and logistics. Significant nonconformities in inventory control and merchandise distribution are identified, exacerbated by the limitations of the existing ERP system, Ofimática. The detailed problems include erroneous transfers in the system, inconsistencies between physical inventory and records, inefficiencies in picking and packing (separation and packaging of orders), false stock reports that affect sales and customer service, costly reshipments of merchandise between locations, and difficulties in unique product identification and manual physical inventory management, which hinder operations. These errors and reprocessing generate significant economic losses and affect profitability. As a solution, a feasibility study is proposed for the implementation of a Warehouse Management System (WMS), a software designed to optimize warehouse management from receiving to dispatch, offering benefits such as high inventory accuracy, space and labor optimization, reduced operating costs, and improved traceability and customer service. Although the initial investment in a WMS is considerable and requires time and training, the long-term savings derived from the reduction of errors and reprocessing justify the change, positioning the company for continued growth. WMS models from providers such as LÍNEADATASCAN, UBICA SOLUCIONES, and SERVIBARRAS are differentiated, describing their features and implementation implications.