Optimización de tiempo: informe de crecimiento de cumplimiento presupuestal

Abstract

El informe de práctica profesional describe la experiencia en el Banco de Occidente, específicamente en el área de Banca Gobierno, con el objetivo de optimizar los procesos de cumplimiento presupuestal mediante la mejora en la gestión del tiempo y el uso de herramientas dinámicas en Excel. La propuesta central del informe radica en la optimización del tiempo a través de la automatización y mejora de informes financieros, permitiendo una visión más clara y rápida del crecimiento de las bases de datos de clientes gubernamentales y privados. A lo largo del documento, se detallan las funciones realizadas, que incluyen la elaboración de reportes diarios de saldos, proyecciones de desembolsos y análisis de negocios perdidos, los cuales eran enviados a la vicepresidencia, gerencia zonal y gerentes comerciales. La justificación del proyecto se fundamenta en la necesidad de agilizar los procesos de información, reducir tiempos de entrega y mejorar la precisión en la toma de decisiones financieras. Para ello, se implementó un tablero dinámico en Excel que permite visualizar con mayor facilidad las variaciones en los saldos de cuentas corrientes, de ahorro y colocaciones, comparando los datos del mes actual con los del mes anterior. La metodología utilizada se basó en un enfoque cuantitativo, recopilando información de la base de datos del banco y utilizando herramientas tecnológicas para facilitar su análisis. Los resultados evidenciaron una reducción significativa en el tiempo de elaboración de informes, pasando de una hora a menos de 30 minutos, lo que permitió una mayor eficiencia operativa dentro de la entidad. La conclusión destaca la importancia de la optimización del tiempo en el sector financiero y su impacto en la productividad y toma de decisiones estratégicas. Se recomienda continuar con la mejora del informe y aplicar estrategias similares en otros procesos para fortalecer la eficiencia dentro del banco.

This professional practice report describes the experience at Banco de Occidente, specifically in the Government Banking area, with the goal of optimizing budget compliance processes by improving time management and using dynamic tools in Excel. The report's central proposal lies in optimizing time through the automation and improvement of financial reports, allowing for a clearer and faster view of the growth of government and private client databases. Throughout the document, the functions performed are detailed, including the preparation of daily balance reports, disbursement projections, and lost business analyses, which were sent to the vice presidency, regional management, and commercial managers. The project's justification is based on the need to streamline information processes, reduce delivery times, and improve the accuracy of financial decision-making. To this end, a dynamic dashboard was implemented in Excel that allows for easier visualization of variations in checking, savings, and deposit account balances, comparing data from the current month with that of the previous month. The methodology used was based on a quantitative approach, compiling information from the bank's database and utilizing technological tools to facilitate its analysis. The results showed a significant reduction in report preparation time, going from one hour to less than 30 minutes, which allowed for greater operational efficiency within the institution. The conclusion highlights the importance of time optimization in the financial sector and its impact on productivity and strategic decision-making. It is recommended to continue improving the report and implement similar strategies in other processes to strengthen efficiency within the bank.