Optimización Información de Gastos del Área de Planeación Financiera para Maaji

Abstract

Este informe detalla la experiencia de práctica profesional en el área de Planeación Financiera de la empresa ARTMODE - MAAJI, donde se desempeñaron diversas funciones cruciales para la operación financiera, incluyendo el cálculo de comisiones para representantes de venta en Europa, la actualización semanal de las tasas de cambio debido a las transacciones en múltiples monedas, y la actualización mensual de archivos de fletes para análisis comparativos. Adicionalmente, se colaboró en la carga de precios y facturas en los sistemas Dynamics y SharePoint, apoyando al área de contabilidad en la radicación de facturas y asegurando la correcta asignación de centros de costos. Una parte fundamental de la práctica consistió en la elaboración de una propuesta para la optimización de la información de gastos del área, impulsada por la reciente migración del sistema ERP de Saya a Dynamics. Este proyecto se justificó por la necesidad de un mejor entendimiento y organización de los gastos, crucial para el control de costos y la reducción del riesgo financiero. Los objetivos planteados se centraron en construir una base de datos eficiente en diferentes monedas utilizando la información de gastos del nuevo sistema, lo que facilitaría el análisis de los estados financieros. Para lograrlo, se trabajó en la consolidación de información de centros de costos, plan de cuentas y cuentas contables, así como en la organización de los datos obtenidos del nuevo ERP. La metodología empleada fue cuantitativa, utilizando datos numéricos históricos y actuales de los sistemas de la empresa y fuentes externas como el Banco de la República. Como resultado de la práctica, se concluyó que el plan de mejora permitió una mejor identificación y análisis de los gastos, facilitando la construcción de informes y mejorando la eficiencia de los procesos del área de Planeación Financiera. Se recomienda seguir actualizando la información de tasas de cambio y considerar la automatización de ciertos procesos en el futuro.

This report details the professional internship experience in the Financial Planning area of ​​ARTMODE - MAAJI, where various crucial functions for financial operations were performed, including calculating commissions for sales representatives in Europe, updating exchange rates weekly due to multi-currency transactions, and updating freight files monthly for comparative analysis. Additionally, the internship collaborated on the uploading of prices and invoices into the Dynamics and SharePoint systems, supporting the accounting department in the filing of invoices and ensuring the correct assignment of cost centers. A fundamental part of the internship consisted of the preparation of a proposal for the optimization of the area's expense information, driven by the recent migration of Saya's ERP system to Dynamics. This project was justified by the need for a better understanding and organization of expenses, crucial for cost control and financial risk reduction. The objectives focused on building an efficient database in different currencies using the expense information from the new system, which would facilitate the analysis of financial statements. To achieve this, work was done on consolidating information from cost centers, the chart of accounts, and accounting accounts, as well as organizing data obtained from the new ERP. The methodology employed was quantitative, utilizing historical and current numerical data from the company's systems and external sources such as the Central Bank. As a result of the practice, it was concluded that the improvement plan allowed for better identification and analysis of expenses, facilitating the creation of reports and improving the efficiency of the Financial Planning area's processes. It is recommended to continue updating exchange rate information and consider automating certain processes in the future.