Implementar la aplicación Trello para consolidación de la información de los convenios celebrados entre el IDEA y otros entes gubernamentales

Abstract

El presente informe de práctica profesional detalla la experiencia desarrollada en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia (IDEA), donde se identificó la necesidad de optimizar la gestión de los convenios celebrados con otras entidades gubernamentales. Ante esta situación, se propuso la implementación de la aplicación Trello como una herramienta para consolidar y visualizar de manera eficiente la información relevante de estos convenios. La justificación de esta propuesta radica en la capacidad de Trello para registrar información de acuerdo con los procesos de cada proyecto, facilitando el acceso a la información clasificada y mejorando la organización del trabajo en equipo. La implementación de Trello se concibió como una solución para superar las dificultades en la gestión de proyectos, como la delegación, planificación y coordinación de funciones, ofreciendo una plataforma basada en el método Kanban con tableros, listas y tarjetas para el seguimiento de tareas y el cumplimiento de plazos. El proceso de desarrollo incluyó la recolección de datos sobre los convenios vigentes y por liquidar, así como el conocimiento de la estructura organizacional del área de Dirección y Administración de Proyectos y Convenios del IDEA. Se crearon tableros en Trello para visualizar el estado de los convenios en ejecución y por liquidar, incorporando información clave como el nombre del convenio, cliente, número SIIF, asesor encargado y fecha de terminación, lo que permite generar alertas oportunas para la gestión de las obligaciones contractuales. Se espera que esta implementación mejore la productividad, facilite la respuesta a las solicitudes de los clientes y fortalezca las relaciones institucionales, además de servir como guía para el personal ante la rotación, asegurando la continuidad de los procesos. En conclusión, la adopción de Trello busca optimizar la gestión de convenios en la Dirección de Proyectos y Convenios del IDEA, promoviendo un trabajo colaborativo más eficiente y una mejor toma de decisiones basada en información accesible y organizada.

This professional practice report details the experience developed at the Institute for the Development of Antioquia (IDEA), where the need to optimize the management of agreements entered into with other government entities was identified. Given this situation, the implementation of the Trello application was proposed as a tool to efficiently consolidate and visualize relevant information from these agreements. The justification for this proposal lies in Trello's ability to record information according to the processes of each project, facilitating access to classified information and improving teamwork organization. The implementation of Trello was conceived as a solution to overcome difficulties in project management, such as the delegation, planning, and coordination of functions, offering a platform based on the Kanban method with boards, lists, and cards for task tracking and deadline compliance. The development process included data collection on current and pending agreements, as well as knowledge of the organizational structure of the Project and Agreement Management and Administration area at IDEA. Trello boards were created to display the status of agreements in progress and pending settlement, incorporating key information such as the name of the agreement, client, SIIF number, advisor in charge, and termination date. This allows for the generation of timely alerts for the management of contractual obligations. This implementation is expected to improve productivity, facilitate responses to client requests, and strengthen institutional relationships. It will also serve as a guide for staff during turnover, ensuring process continuity. In conclusion, the adoption of Trello seeks to optimize agreement management in the IDEA Projects and Agreements Department, promoting more efficient collaborative work and better decision-making based on accessible and organized information.